Vacature Office Medewerker

Office Medewerker

Doel van de functie:

Het zijn van aanspreekpunt voor relaties en medewerkers. Het zelfstandig uitvoeren van diverse administratieve en ondersteunende werkzaamheden bij alle lopende projecten en voor alle afdelingen binnen de organisatie. Tevens ondersteuning van de Projectleiders, met name op gebied van offertes, facturatie, bestellingen en overige administratieve zaken.

Organisatorische positie / Rapportagestructuur:

De Allround Office Medewerker valt direct onder de verantwoordelijkheid van de directie en legt verantwoording daaraan af.

Taken en verantwoordelijkheden:

• Aanspreekpunt (telefonisch) voor alle externe relaties en eigen medewerkers en filtert vragen naar prioriteit. Beoordeelt welke informatie voor welke persoon bestemd is, met het oog op de vragensteller en de inhoud van de vraag;
• Administratieve ondersteuning van de gehele organisatie in de meest brede zin;
• Administratieve verwerking van de projecten en het bijhouden hiervan in het CRM systeem;
• Debiteuren- en crediteurenbeheer;
• Het verwerken van vooropnames en inmeetformulieren en het bewaken hiervan;
• Het maken van werkplannen in een TPI:
• Het controleren van offertes bij opdracht;
• Het bestellen van materiaal en het bewaken van bestellingen;
• Medeverantwoordelijk voor facturatie
• Het bewaken van de doorlooptijden van bestaande projecten;
• Plannen van de medewerkers;
• Het controleren van binnengekomen goederen;
• Ondersteuning aan de projectleider en commercie m.b.t. offertes, facturatie, bestellingen, administratieve zaken;

Resultaten:

• Tevreden relaties, zoals medewerkers, opdrachtgevers en leveranciers;
• Correcte en complete projectadministratie;
• Correcte en complete dossiers en overige administratie;
• Correct en actuele voortgangsrapportages in systemen van onze opdrachtgevers;
• Correcte en tijdige facturatie;
• Laag debiteurensaldo.

Functie-eisen:

• MBO+ niveau;
• Administratief sterk onderlegd en kennis van alle relevante administratieve procedures en wet- en regelgeving;
• Klantvriendelijk en servicegericht;
• In staat het overzicht te bewaren;

De organisatie

Glasstone is een totaalaanbieder voor herstel van schade aan natuursteen en glas, gespecialiseerd in het herstellen van uiteenlopende beschadigingen aan interieurs en gebouwen.