Sollicitatie etiquette: de Sollicitatiecode uitgelegd

Terug naar overzicht

Heeft u al eens van de NVP Sollicitatiecode gehoord? Deze code, opgesteld door de Nederlandse Vereniging van Personeelsmanagement & Organisatieontwikkeling in samenwerking met de Stichting van de Arbeid, bevat basisregels die organisaties en sollicitanten volgens hen na zouden moeten leven bij het invullen van vacatures. De sollicitatiecode is niet verplicht, maar wordt wel gezien als leidraad bij werving en selectie.

Uitgangspunten

Het doel van de code is om iedere sollicitant een eerlijke kans te geven. De sollicitant moet hierbij goed geïnformeerd worden over de procedure, de functie en de plaats daarvan in de organisatie. Daarbij wordt vertrouwelijk omgegaan met informatie van sollicitanten. Andersom stimuleert de code sollicitanten ook om eerlijke informatie te verstrekken aan de werkgever, zodat er een waarheidsgetrouw beeld ontstaat van de sollicitant. Ook moet een sollicitant zich kunnen legitimeren met een geldig legitimatiebewijs.

Wervingsprofiel

De code vermeldt dat er bij het ontstaan van een vacature een wervingsprofiel zou moeten worden opgesteld. Hierin moeten in ieder geval de onderstaande kenmerken in terugkomen:

  • Wat zijn de functie-eisen?
  • Wat is de taak-inhoud en wat zijn de verantwoordelijkheden?
  • Wat is de plaats van de werknemer binnen de organisatie?
  • Wat is de aard van het dienstverband (tijdelijk of detachering)?
  • Wat zijn de arbeidstijden en de arbeidsduur?
  • Wat is de standplaats?

Over de functie-eisen vermeldt de code: “eisen kunnen betrekking hebben op vakbekwaamheid (opleiding, kennis en ervaring), gedrag en persoonlijke kwaliteiten.” Persoonlijke kenmerken mogen alleen gevraagd worden als het noodzakelijk is om de functie goed te vervullen – en alleen zolang dit niet in strijd is met de wet. Leeftijdsgrenzen mogen bijvoorbeeld alleen met geldige reden worden vermeld.

Selectie van personeel

Sollicitanten krijgen uiterlijk twee weken na de sluitingsdatum een afwijzing, uitnodiging of aanhouding van de sollicitatie. In het laatste geval moet u aangeven binnen welke termijn de sollicitant bericht kan verwachten. Bij een uitnodiging vermeldt u ook wat de sollicitatieprocedure inhoudt en wat de duur hiervan is. Indien u de sollicitant na het gesprek afwijst, dient dit maximaal twee weken na het gesprek te gebeuren. Ook stuurt u dan de gegevens binnen vier weken terug, of vernietigt u deze. Als u de kandidaat een aanbod doet, worden de toezeggingen schriftelijk vastgelegd.

Facebook checken?

Wilt u de sollicitant opzoeken via social media of andere bronnen, zoals referenties? Hiervoor dient u eerst toestemming te vragen aan de sollicitant. De informatie die u opzoekt, moet verband houden met de functie en mag niet te maken hebben met de privésituatie van de sollicitant. Ook moet u naderhand aan de sollicitant melden wat u heeft bekeken, om te voorkomen dat het om een naamgenoot gaat of de bron geen betrouwbare informatie betreft. Bij sommige instellingen, zoals banken, beursgenoteerde ondernemingen of overheden kan er een screening plaatsvinden. Dit moet tevens vooraf worden vermeld in de vacature.

Psychologisch of medisch onderzoek?

Indien de sollicitant een psychologisch of medisch onderzoek moet ondergaan, meldt u dit vooraf. De onderzoeken mogen alleen door of onder verantwoordelijkheid van een NIP-psycholoog of keurend arts plaatsvinden. Een medische keuring vindt plaats aan het einde van de sollicitatieprocedure.

Bent u op zoek naar een effectief platform voor uw vacatures? Kies dan voor vacature plaatsing op deBanenSite: wij helpen u te koppelen aan de beste kandidaten voor uw bedrijf. Meer weten? Bel dan 072 – 5744544 of mail naar info@debanensite.nl.